Bereits in der letzten Ausgabe dieser Mandanten-Information haben wir über die Einführung der E-Rechnungspflicht von Unternehmern bei Leistungen an andere Unternehmer im Inland berichtet. Die dortigen Ausführungen beruhten auf einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF), welches seinerzeit lediglich als Entwurf vorlag. Nunmehr hat das BMF das finale Schreiben zur Einführung der E-Rechnung veröffentlicht, auf dessen Inhalt wir im Folgenden eingehen.
Hintergrund: Grundsätzlich müssen inländische Unternehmer, die ab dem 1.1.2025 Leistungen an andere inländische Unternehmer ausführen, eine E-Rechnung ausstellen (zu den Übergangsregelungen s. Hinweis am Ende des Beitrags). Dabei handelt es sich nicht um die elektronische Übermittlung einer Rechnung, sondern um ein sog. strukturiertes elektronisches Format, das auf einer bestimmten EU-Richtlinie beruht. Eine derartige E-Rechnung kann elektronisch ausgelesen und in einem europäischen Meldesystem erfasst werden, das zur Bekämpfung von Umsatzsteuerhinterziehung eingerichtet wird.
Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie Fahrausweise. Ferner sind auch Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit.
Wesentlicher Inhalt des BMF-Schreibens:
Hinweis: Die mehrfache Übersendung ein und derselben E-Rechnung löst also keine Pflicht zur mehrfachen Abführung der Umsatzsteuer aus.
Hinweis: Ist vor dem 1.1.2027 – dies ist der Zeitpunkt, ab dem die Übergangsregelung endet (siehe Hinweis unten) – eine Dauerrechnung als sonstige Rechnung erteilt worden, muss keine zusätzliche E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
Hinweis: Auch ohne Berichtigung kann die Vorsteuer abgezogen werden, wenn das Finanzamt aus der formell fehlerhaften Rechnung alle Angaben, die für den Vorsteuerabzug erforderlich sind, entnehmen kann. Ein Vorsteuerabzug darf nämlich grundsätzlich nicht allein aus formellen Gründen versagt werden. Für die Praxis empfiehlt sich jedoch eine Berichtigung durch den Rechnungsaussteller, um Streit mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Hinweise: Das BMF-Schreiben gilt für alle Umsätze, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt werden.
Für die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen eingeführt. So kann der Unternehmer noch bis zum 31.12.2026 das bisherige Rechnungsformat (z. B. Papier oder E-Mail mit Rechnungsanhang) verwenden. Für Unternehmer, deren Umsatz im Vorjahr maximal 800.000 € betragen hat, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2027.
In dem Entwurf des BMF-Schreibens war noch davon die Rede, dass die Übermittlung der E-Rechnung auf einem USB-Stick nicht zulässig sein soll. Diese Passage wurde aus dem finalen BMF-Schreiben gestrichen. Das BMF hat in seinem kürzlich veröffentlichten FAQ zur E-Rechnung nun auch klargestellt, dass eine gesetzeskonforme Übermittlung von E-Rechnungen per USB-Stick zulässig ist.